In een tijdperk waarin technologie in alle aspecten van ons leven is doorgedrongen blijkt het binnen HR toch nog moeilijk om de volledige potentie van technologie te benutten. Vanuit de core HR systemen worden er steeds meer processen geautomatiseerd en soms zijn er zelfs hele moderne toepassingen, maar het blijft toch wat behelpen.
Het lijkt dat HR last blijft houden van een erfenis vanuit de tijd dat HR personeelszaken heette en vooral gericht was op de administratieve functies met betrekking tot het personeel.
Hoe kunnen we voorbij procesautomatisering denken? En is het mogelijk de medewerker centraal te stellen in de toepassing van technologie binnen het HR domein?
De effectiviteit van technologie wordt voor een groot deel bepaald door de intelligentie (kunstmatig of niet), gebruikte data en de gebruikerservaring of userexperience van de toepassing. Wanneer we de juiste mix vinden van die drie elementen kunnen we de beschikbare technologie echt gaan benutten.
Het voordeel is dat we binnen HR beschikken over veel data, misschien niet in elk bedrijf even veel en vaak minder dan we zouden willen. Maar toch, veel data. We weten heel veel van de medewerker en van zijn of haar tijd binnen onze organisatie. Als we dit combineren met een slimme manier om met die data om te gaan, kunnen we inschatten wat er bij de medewerker speelt. Zijn we vervolgens ook nog in staat om de medewerker te vragen wat zijn probleem of vraag is op een manier die aansluit bij hoe we inmiddels gewend zijn te communiceren dan begint het ergens op te lijken.
Vaak ligt achter een specifieke vraag van een medewerker een aantal procedures verscholen. In plaats van de medewerker te wijzen op de te volgen procedures, of nog erger, de medewerker zelf te laten bedenken welke procedures er van toepassing zijn kunnen we de medewerker helpen het probleem op te lossen.
Stel, een medewerker wil parttime werken. We weten dat de medewerker een leaseauto heeft, een opleiding volgt etc. Op de vraag ‘wat betekent het als ik parttime ga werken.’ Kan vervolgens vrij makkelijk op basis van data, arbeidsvoorwaardelijke en andere regelingen bepaald worden wat de effecten zijn voor de medewerker. Bijvoorbeeld een hogere eigen bijdrage voor de auto, het effect op bedrijfstijd die aan de studie besteed mag worden en de effecten op de verschillende arbeidsvoorwaarden. En dit alles zonder dat er verschillende gesprekken gevoerd moeten worden met verschillende HR medewerkers die voor deze onderdelen verantwoordelijk zijn. Op basis van deze kennis kan HR in gesprek gaan met de medewerker om te kijken naar zijn of haar wensen en meedenken over alternatieven. Misschien ligt achter de vraag om parttime werken wel een ander vraag, misschien is het maar tijdelijk en misschien kan het worden opgelost door verlof bij te kopen.
Zo kunnen we verschillende events in de employee journey bedenken die we kunnen herkennen en ondersteunen door middel van technologie en vervolgens in een volwassen en gelijkwaardig gesprek kunnen afhandelen. Dit geeft niet alleen een geweldige employee experience voor de medewerker, maar ook voor de HR medewerker die tenslotte ook liever problemen oplost dan procedures uitvoert. Door op deze manier te denken vanuit de medewerker, zijn we echt in staat om HR menselijker te maken door gebruik te maken van technologie.